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Gastreihe: Agiles IT Supplier Management

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Heute starten wir eine neue Serie zum Thema Agiles IT Supplier Management. Agiles Supplier Management? Ist Supplier Management nicht ein staubtrockenes Thema mit endlosen Vertragsverhandlungen, welches genau Null mit Agilität zu tun hat? Unser Gastblogger Marcel Teichert, selbst IT Supplier Manager bei einem weltweit agierenden Konzern, wird uns in diesem und den nächsten Artikeln darstellen, wie aus seiner Sicht auch das Thema IT Supplier Management von agilen Ansätzen profitieren kann.

Wir möchten euch bei dieser Serie noch mehr als bei den anderen Themen bitten, von der Kommentarfunktion Gebrauch zu machen und mit Marcel und uns über die Ansätze zu diskutieren.

In diesem ersten Artikel wird Marcel die grundsätzlichen Phasen des IT Supplier Managements umreißen, um eine gemeinsame Verständnisgrundlage für die Diskussion der agilen Ansätze in den nächsten Artikeln zu schaffen.

Viel Spaß dabei!

Was ist IT Supplier Management?

Das IT Supplier Management schließt und verwaltet IT Supplier Verträge. Supplier sind IT Service Lieferanten für z.B. IT Infrastruktur, IT Hardware oder Software (hier ist nicht der Hersteller gemeint) und Dienstleistungen. Der Supplier Manager fungiert hier als Integrator und Koordinator. Die wichtigsten internen Schnittstellen hat er zur Rechtsabteilung (Anwälte und Juristen), zum Vertragsmanager (dieser prozessiert das formale Vertragswesen), zum Einkauf/Financial Management (offizielle Beauftragungen und Bedienung der internen Rechnungsprozesse) und zum jeweiligen Fachbereich.

Die Kernaufgaben des Supplier Managements lassen sich in folgende elementare Phasen einteilen: Ausschreibung, Transition, Vertragslaufzeit und Beendigung/Erneuerung.

Ausschreibung (Tender)

In der Ausschreibungsphase werden Informationspakete über das Sourcing-Vorhaben an eine Auswahl von potentiellen Suppliern geschickt mit der Bitte, ein entsprechendes erstes Angebot zu machen. Ist der Supplier grundsätzlich an dieser Ausschreibung interessiert, reagiert er mit einem groben Lösungsdesign und einer Preisindikation. Diese interessierten Supplier (die Gruppe von Suppliern nennt man „long list") werden dann anhand allgemeiner Kriterien bewertet. Um spezifische Verhandlungen zu beginnen, werden die besten i.d.R. 4 Supplier (genannt „short list") ermittelt. Mit dieser Auswahl werden dann detaillierte Verhandlungen geführt, Informationen ausgetauscht und fachliche Gespräche geführt. Nach diesen Gesprächen werden diese Supplier erneut bewertet und mit den besten i.d.R. 2 Suppliern wird der finale Vertrag zu Ende verhandelt. In diesem letzten Teil der Ausschreibung werden dem Supplier alle notwendigen und kritischen fachlichen Informationen in detaillierter Form vollständig mitgeteilt (Due Diligence).Der Supplier bewertet die Informationen, um eine kritische und verbindliche Machbarkeitszusage auszusprechen. Nachdem alle inhaltlichen Details geklärt sind, geben die verbliebenen Supplier ein letztes verbindliches Angebot ab (BAFO: best an final offer). Danach wird der Vertrag mit dem am besten geeignetsten Supplier beidseitig unterschrieben.

Übergang (Transition)

In der Transition werden die vertraglich vereinbarten Leistungen an den Supplier übergeben. Das beinhaltet die fachlichen und technischen Inhalte sowie die Prozesse, wenn diese Inhalt des Vertrags sind. Jeder Supplier muss, in unterschiedlicher Tiefe, in die bestehende Organisation integriert werden. Das beinhaltet organisatorische und meist technische Schnittstellen sowie Leistungsübergabepunkte. Diese Phase wird als Projekt gesteuert. Das Supplier Management übernimmt hier Aufgaben und Verantwortlichkeiten in den Themen Governance, SLA, Reporting, Financials und Vertrag.

Vertragslaufzeit (Contract Period)

Während der Vertragslaufzeit stellt das Supplier Management sowohl die beidseitige Lieferung der vertraglich vereinbarten Leistungen sicher sowie die Einhaltung der Regeln und Strukturen (z.B. die Governance und dessen Gremien). Ein wichtiges Steuerungselement sind Service Level und Key Performance Indicators. Der monatliche Service Level Bericht wird vom Supplier Management abgenommen und zur weiteren Verarbeitung an das Service Management übergeben. Die fachliche Kooperation findet auf operativer Ebene statt.

Beendigung / Erneuerung (Exit / Renewal )

Die Bedingungen für eine Vertragsbeendigung sind vertraglich geregelt, egal ob außerordentliche (vorzeitige oder teilweise) oder ordentliche Kündigung. Solange der Supplier Service von der IT oder direkt vom Business benötigt wird, muss die Serviceerbringung nach der Vertragslaufzeit geplant und geregelt werden. So eine strategische Entscheidung trifft in der Regel das Top Management und das Supplier Management führt diese aus. Das bedeutet, dass parallel zur Beendigung eine neue Ausschreibung durchgeführt wird, wenn der Service noch benötigt wird. Egal ob finale Abwicklung oder Übergang an einen anderen Supplier oder gar Insourcing, diese Maßnahmen werden als Transition Projekt gemanagt.

Das sind die Kernaufgaben von Supplier Management. Im nächsten Artikel würden wir gerne mit euch diskutieren, ob und wie diese Tätigkeiten agil durchgeführt werden können, was das bedeutet und welchen Mehrwert das bringt. Solltet ihr weitere Hinweise, Erfahrungen oder Fragen zu dem Thema Supplier Management haben, lasst es uns bitte in den Kommentaren wissen…

Guest series: Agile IT Supplier Management
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Samstag, 25. Mai 2019